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5 essenzielle Tipps für Product Owner im Jahr 2025
Fühlen Sie sich auch manchmal überfordert, wenn es darum geht, die widersprüchlichen Erwartungen Ihrer Stakeholder zu erfüllen? Stehen Sie oft zwischen marktgetriebenen Anforderungen und den visionären Zielen Ihres Produkts? Kämpfen Sie oft mit vagen oder sich ständig ändernden Anforderungen? Verpassen Sie Deadlines, weil ihr Backlog unorganisiert und überladen ist? Haben Sie Probleme die Prioritäten richtig zu setzen und verschwenden dadurch wertvolle Ressourcen?
Viele Scrum-Teams führen ihr Backlog lediglich als einfache To-do-Liste – und verschenken dabei enormes Potenzial. Richtig eingesetzt, wird das Backlog zu einem entscheidenden Hebel für den Projekterfolg und die nachhaltige Wirkung des Teams. Verzichten Sie nicht auf diese Chance! Entdecken Sie, wie ein strategisch genutztes Backlog Ihr Team zielgerichteter und effektiver arbeiten lässt.
Bei TechTalk sehen wir Software als Werkzeug, das in den Händen von Menschen und Teams das Potenzial hat, wahre Veränderungen zu bewirken.
Wir bringen nicht nur mehr als drei Jahrzehnte praktische Erfahrung in der Softwareentwicklung mit, sondern zeichnen uns auch durch unsere tiefe Verwurzelung in agilen Methoden und unsere ganzheitliche Projektumsetzung aus. Dabei verstehen wir uns nicht nur als Berater, sondern als Partner auf Augenhöhe für unsere Kund:innen, mit denen wir echte Wirkung in der Zusammenarbeit erzielen. Auf dieser Grundlage haben wir unsere Tipps zusammengestellt.
Selten fehlt es uns an Ideen zur Umsetzung. Viel mehr ist die Frage, welche Ideen die höchste Chance auf Erfolg bieten und daher zuerst umgesetzt werden sollen. Und längst nicht jede Idee oder Aufgabe, die im Backlog landet, muss jemals umgesetzt werden. Folglich ist die richtige Priorisierung des Product Backlogs einer der mächtigsten Hebel für ein effektives und zielgerichtetes Team.
Nutzen Sie das Product Backlog gezielt als Werkzeug, um Entscheidungen erst dann zu treffen, wenn ausreichend belastbare Daten und Erkenntnisse vorliegen. So wird verhindert, dass vorschnell ohne Evidenz gehandelt wird. Stattdessen bleiben Optionen offen, und neue Erkenntnisse können kontinuierlich in die Priorisierung einfließen.
Bewährte Priorisierungsframeworks wie WSJF (Weighted Shortest Job First) oder Kano helfen dabei, ihr Backlog effektiv und transparent zu priorisieren.
WSJF ist eine Priorisierungstechnik, die häufig in agilen Methoden wie dem Scaled Agile Framework (SAFe) eingesetzt wird. Ziel von WSJF ist es, den maximalen Geschäftswert zu generieren, indem Product Backlog-Elemente (Funktionen, Features oder User Stories) basierend auf einem Nutzen-Kosten-Verhältnis priorisiert werden. Dieses Verhältnis wird durch die Gewichtung von Geschäftswert (oder Verzögerungskosten) im Verhältnis zum geschätzten Umsetzungsaufwand ermittelt.
Das grundlegende Prinzip von WSJF beruht somit auf dem Verhältnis von Nutzen zu Kosten. Es wird der potenzielle Geschäftswert oder die durch eine Funktion entstehenden Verzögerungskosten dem erforderlichen Aufwand gegenübergestellt. Dieses Verhältnis hilft dabei, Entscheidungen darüber zu treffen, welche Aufgaben den höchsten Mehrwert bei geringstem Aufwand liefern, wodurch die Effizienz und Effektivität der Entwicklung gesteigert wird.
Ein höherer WSJF-Wert zeigt an, dass eine Funktion wichtiger ist, weil sie im Vergleich zum benötigten Einsatz mehr Nutzen oder Wert bringt. Das bedeutet, dass Funktionen mit einem höheren WSJF-Wert zuerst implementiert werden sollten, da sie effektiver dazu beitragen, wichtige Ziele schnell zu erreichen.
Oft ist es schwierig, Verzögerungskosten und Auftragsgröße in absoluten Größen wie Euro oder Stunden zu beziffern. Da es sich bei Backlogeinträgen jedoch oft um ähnliche Funktionen des gleichen Produkts handelt, können diese wesentlich einfacher relativ zueinander hinsichtlich Nutzen und Kosten verglichen werden.
Daher werden für Verzögerungskosten und Auftragsgröße oft nur einheitslose, numerische Skalen (1,2,3, …) verwendet, mit denen die Größen der Backlogelemente relativ zueinander verglichen werden. Ein Backlogelement mit den Verzögerungskosten „2“ ist demnach doppelt so wertvoll wie ein Backlogelement mit den Verzögerungskosten „1“. Eine Auftragsgröße „5“ braucht fast doppelt so lang für die Umsetzung wie eine Auftragsgröße „3“.
Oft wird als Skala die Fibonacci-Reihe verwendet (1,2,3,5,8,13, …), um bei größeren Werten die höhere Ungenauigkeit der Schätzung hervorzuheben, und nicht falsche Präzision vorzutäuschen.
Auf die Berechnung des WSJF-Werts hat die Verwendung von relativen Werten keine Auswirkung. Der relative Vergleich schwer zu schätzender Größen wie Verzögerungskosten und Auftragsgröße für komplexe Produktfunktionen ist jedoch oft genauer möglich als deren absolute Bezifferung.
Das Kano-Modell konzentriert sich darauf, wie verschiedene Arten von Produktmerkmalen die Zufriedenheit der Nutzer:innen beeinflussen. Es unterteilt Produktmerkmale in drei Hauptkategorien:
Um zu bestimmen, welche Kategorie ein Feature im Kano-Modell einnimmt, werden häufig qualitative und quantitative Befragungen eingesetzt. Ein klassisches Mittel ist der Kano-Fragebogen, der sowohl eine funktionale („Wie würden Sie sich fühlen, wenn das Feature vorhanden ist?“) als auch eine dysfunktionale Frage („Wie würden Sie sich fühlen, wenn das Feature fehlt?“) stellt. Darüber hinaus sind auch Interviews, Umfragen oder Nutzertests in einem frühen Entwicklungsstadium wertvoll, um eine Kategorisierung zu erhalten.
Ein erfolgreiches Produkt enthält in der Regel eine solide Abdeckung aller Basismerkmale, da deren Fehlen umgehend zu Unzufriedenheit führt. Hinzu kommen ausreichend Leistungsmerkmale, die sich deutlich auf die Kauf- oder Nutzungsentscheidung auswirken und die Zufriedenheit spürbar steigern. Schließlich sollten einige ausgewählte Begeisterungsmerkmale integriert werden, um das Produkt vom Wettbewerb abzuheben und bei den Nutzer:innen einen „WOW-Effekt“ zu erzeugen.
Unser Agile Scrum Product Owner Training bietet Ihnen tiefgreifende Einblicke und praktische Werkzeuge, um Ihr Product Backlog Management zu meistern und die Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern zu optimieren.
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Ein zentrales Element eines gut geführten Product Backlogs besteht darin, dass alle Teammitglieder – Entwickler:innen, Product Owner, Scrum Master und andere Rollen – Einblick in den aktuellen Status des Backlogs haben. Transparenz fördert das gemeinsame Verständnis der Produktvision, erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen.
Klare Beschreibungen der Backlog-Items und die Zugänglichkeit der Informationen sind entscheidend für ein effektives Teamverständnis und die Zusammenarbeit.
Bei der Verfeinerung – häufig „Backlog Refinement“ genannt – geht es darum, die am höchsten priorisierten Einträge im richtigen Moment weiter auszuarbeiten. Dabei ist es wichtig, nicht alle Backlog Items bis ins kleinste Detail zu spezifizieren, da viele Einträge möglicherweise nie umgesetzt werden. Verfeinern Sie deshalb genau dann, wenn ein Eintrag in absehbarer Zeit (z. B. im nächsten Sprint) entwickelt werden soll.
Damit das Team genau weiß, wann eine Funktion den Anforderungen entspricht, sollten im höchsten Detailgrad – kurz vor der Umsetzung – klare Akzeptanzkriterien formuliert werden. Diese orientieren sich am gewünschten Verhalten des Systems (ggf. im Sinne von Behaviour Driven Development, BDD). Fragen wie „Was passiert, wenn ich X ausprobiere?“ werden zunächst dokumentiert, dann in Form einer Regel beantwortet und zuletzt durch Beispiele (Testszenarien) konkretisiert. So entsteht eine Spezifikation mit Beispielen, die das Team bei der Implementierung und Test unterstützt.
Dieser stufenweise Refinementprozess fördert nicht nur das gemeinsame Verständnis und die Kohärenz innerhalb des Teams, sondern hilft auch, das Backlog schlank und fokussiert zu halten.
Ein weiterer Schlüssel zum effektiven Backlog Management ist der regelmäßige Austausch mit relevanten Stakeholdern wie Fachexperten, Kund:innen oder anderen Abteilungen:
Damit aus Refinement-Gesprächen nicht nur Theorie, sondern konkreter Mehrwert entsteht, sollten Feature-Überprüfungen und Akzeptanzkriterien eng miteinander verzahnt sein. Ziel ist es, geplante Feature aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu beleuchten und gemeinsame Erfolgskriterien festzulegen.
Indem Sie Feature-Überprüfungen und Akzeptanzkriterien als festen Bestandteil des Refinement-Prozesses etablieren, schaffen Sie eine solide Basis für ein gemeinsames Verständnis der Produktanforderungen. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten – von Benutzer:innen über Tester:innen bis hin zu Entwickler:innen – an einem Strang ziehen und das richtige Feature zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Qualität liefern.
Ein zentrales Element eines schlanken und fokussierten Backlogs ist die Begrenzung der Work in Progress (WIP). Zu viel paralleles Arbeiten verlängert nicht nur die Durchlaufzeit einzelner Items, sondern erhöht auch das Cost of Delay – also die Kosten, die durch verzögerte Bereitstellung von wertstiftenden Funktionen entstehen. Damit konterkarieren zu viele offene Backlog-Einträge das Ziel, schnell und effizient den höchstmöglichen Nutzen (etwa nach WSJF-Prinzip) zu liefern.
Nachdem das Backlog Einträge in unterschiedlichen Detaillierungsgrad enthält, muss auch das WIP-Limit für diese unterschiedlichen Backlog-Stufen festgelegt werden:
Wenn ein Item zu groß ist oder das WIP-Limit überschreiten würde, lohnt sich das Splitting der Story in kleinere, handhabbare Einheiten. Ein guter Product Owner verfügt über das nötige Handwerkszeug, um umfangreiche Features so aufzuteilen, dass sie schneller umsetzbar und leichter priorisierbar werden.
Für Storys oder Items, deren Umfang nur schwer abschätzbar oder teilbar ist, können Spikes eingesetzt werden. Ein Spike ist ein zeitlich begrenztes Backlog Item, in dessen Rahmen das Team gezielte Fragen beantwortet (definierte Akzeptanzkriterien für den Spike). Auch wenn nicht alle Fragen abschließend geklärt werden, liefert ein Spike innerhalb der definierten Timebox wertvolle Erkenntnisse, mit deren Hilfe:
Ein regelmäßiges Aufräumen des Backlogs durch das Entfernen oder Archivieren von nicht mehr relevanten oder überholten Items ist essenziell für die Aufrechterhaltung eines klaren und zielgerichteten Backlogs. Dies vermeidet, dass veraltete Aufgaben den Blick auf aktuelle Prioritäten verstellen, und erleichtert die Einhaltung der WIP-Limits.
Um Ihr Backlog effizient zu verwalten, sind spezialisierte Projektmanagement-Tools oft unerlässlich. Jira und Azure DevOps bieten nicht nur eine klare, listenbasierte Übersicht aller Backlog-Items, sondern integrieren sich auch nahtlos in vollständige Entwicklungsumgebungen. So können Sie Versionskontrolle (z. B. Git) und CI/CD-Pipelines direkt anbinden, um eine durchgängige Entwicklungspraxis zu etablieren.
Beide Tools ermöglichen außerdem eine dynamische Visualisierung Ihrer Arbeit – etwa über Kanban Boards und Taskboards, die das Team bei Priorisierung und Statusverfolgung unterstützen.
Für kleinere Teams mit geringerem Budget kann Trello eine kostengünstige Einstiegsmöglichkeit darstellen. Auch dort lassen sich Backlog-Items über Boards visuell darstellen und einfach verwalten.
Mit dem passenden Tool an Ihrer Seite behalten Sie Ihr Backlog im Blick und stellen sicher, dass wertvolle Funktionen rechtzeitig und in der benötigten Qualität bereitgestellt werden können.
Retrospektiven sind ein essenzielles Werkzeug agiler Teams, um die Zusammenarbeit zu reflektieren und Handlungsschritte für kontinuierliche Verbesserungen abzuleiten. Auch im Kontext des Backlog Managements helfen Retrospektiven dabei, Prozesse zu optimieren, Engpässe frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungsansätze zu entwickeln.
Datengetriebene Entscheidungen sind das Fundament eines effektiven Backlog Managements. Durch die richtige Auswahl und Auswertung von Kennzahlen erkennen Sie Engpässe, messen den Fortschritt und können Prioritäten kontinuierlich überprüfen. Dabei geht es nicht um Abweichungen von einem starren Plan, sondern vielmehr um das Identifizieren von Mustern und das Ableiten konkreter Maßnahmen, um Ihren Wertstrom zu verbessern. Hilfreiche Metriken im agilen Produktbacklogmanagement sind:
Tools wie Jira, Azure DevOps und Trello bieten teilweise bereits integrierte Dashboards und Auswertungsfunktionen, mit denen Sie viele dieser Metriken automatisch erfassen und visualisieren können. Über Erweiterungen und Plug-ins lassen sich diese Reporting-Möglichkeiten zudem individuell an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.
Gerade im Produktmanagement gewinnt das Einbinden von Nutzerdaten zunehmend an Bedeutung: Über ProductOps-Prozesse können Kundenfeedback und Nutzungsstatistiken systematisch erfasst und ins Backlog-Management integriert werden. So stellen Sie sicher, dass neben internen Kennzahlen auch tatsächliche Anwenderbedürfnisse in Ihre Priorisierung einfließen.
Investieren Sie in die Schulung und Weiterentwicklung des Teams, insbesondere in Bezug auf agile Praktiken und Tools. Gut geschulte Teams können effektiver mit dem Backlog umgehen und dessen Management optimieren.
Methoden Schulungen: Organisieren Sie Workshops und Trainingseinheiten, die das Verständnis und die Fähigkeiten im Umgang mit agilen Methoden und Backlog-Management vertiefen.
Werkzeug-Schulungen: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder geschult sind, die verwendeten Projektmanagement-Tools effektiv zu nutzen, um das Potenzial dieser Tools vollständig auszuschöpfen.
Mehr Infos und Tipps zum Product Backlog-Management finden Sie auch in unserem Scrum-Handbuch.
Impact Mapping ist eine leichtgewichtige, visuelle Technik, die hilft, das Backlog konsequent an den gewünschten Geschäftsergebnissen auszurichten. Anstatt rein feature-getrieben zu arbeiten, konzentrieren sich Teams darauf, welche Verhaltensänderungen (auch „Impacts“ genannt) bei Anwender:innen, Kund:innen oder anderen Stakeholder:innen erzielt werden sollen. Mithilfe eines visuellen Impact-Map-Diagramms lassen sich Geschäftsziele, beteiligte Personen oder Gruppen („Actors“), die angestrebten Verhaltensänderungen („Impacts“) und die dafür erforderlichen Funktionalitäten („Deliverables“) übersichtlich darstellen. So stellt Impact Mapping sicher, dass alle Backlog-Einträge nicht nur technisch, sondern auch strategisch und nutzerzentriert sinnvoll sind.
Story Mapping ist eine bewährte Methode, um das Backlog aus einer Anwender:innen perspektive zu strukturieren. Dabei werden die wesentlichen Nutzeraktivitäten horizontal angeordnet und darunter in mehreren Ebenen die zugehörigen Features, User Stories oder Aufgaben platziert. Auf diese Weise entsteht ein übersichtliches, visuell gegliedertes Gesamtbild des Produktumfangs. Story Mapping hilft Teams und Stakeholdern, den Kontext jedes Features besser zu verstehen und Lücken oder redundante Bereiche schneller zu erkennen. So wird das gemeinsame Verständnis für Nutzerbedürfnisse gefördert und die Priorisierung des Backlogs deutlich erleichtert.
In diesem Blogpost haben wir fünf Schlüsselstrategien für ein effektives Backlog-Management im agilen Umfeld vorgestellt:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch effektives Backlog Management der Product Owner sicherstellt, dass das Entwicklungsteam klar über die kurz- und langfristigen Ziele des Projekts informiert ist und stets an den Aufgaben arbeitet, die den größten Nutzen bringen. Indem Sie die hier vorgestellten fünf Schlüsselstrategien anwenden, können Sie Ihr Backlog effizienter gestalten und sicherstellen, dass Ihr Team auf Erfolgskurs bleibt.
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